Очень часто крупные компании должны прибегать к прежним наработкам, использовать старые и отданные в картотеку данные, для того чтобы найти решение возникшего вопроса. Но данных ежедневно накапливается чрезвычайно много, и в случае, если беспорядочно ставить каждое дело на полку, либо использовать для этого виртуальную память компьютера, то вскоре стремительно отыскать нужную информацию будет неосуществимо. Чтобы не расходовать на поиск архивной информации лишние силы и время, компании создают специальные архивы и приглашают в штат соответствующего специалиста. Хранитель архива непременно посоветует в каком месте, и что конкретно разыскивать, установит верную направленность розыска данных или даже сам организует подбор нужных документов.

В акционерном обществе «СНПС-Актобемунайгаз» успешно функционирует Центральный архив, куда стекается официальная документация Компании и всех ее филиалов. В структурном подразделении работают четыре человека – два архивариуса, оператор копировальных машин и начальник архива. Но кроме них еще десятки архивариусов выполняют свою работу в филиалах АО.

Центральный архив возглавляет специалист с 30-летним стажем работы в АО «СНПС-Актобемунайгаз», из которого 18 лет архивной деятельности – Лариса Сактаганова. Как рассказывает начальник отдела, архив крупнейшей нефтяной компании региона в 2021 году отметил свое 40-летие. Его история неразрывно связана с Компанией и начинается с основания производственного объединения «Актюбинскнефть» 10 марта 1981 года.

С течением времени архив пополнялся документацией и, естественно, расширялся. Можно отметить несколько временных отрезков и дат в ходе которых Центральный архив модернизировался и улучшался. Так, для сравнения, до 1997 года фонд архива насчитывал чуть более 6000 дел. Но с приходом китайских инвесторов документооборот резко увеличился. И к 2006 году фонд архива уже составлял более 17 тысяч дел, что почти в три раза больше материалов, накопленных за 16 лет работы с начала основания предприятия. А ведь с момента смены руководства Компании прошло всего 9 лет. На сегодняшний день количество дел уже составило около 53 тысяч документов.

Естественно, резкое увеличение количества архивных документов потребовало расширение помещения и штата Центрального архива. Если в 2006 году он все еще находился в здании по улице Некрасова, занимал на техническом этаже зал площадью всего 30 кв. метров и работали в нем только два человека, то с переездом в новое здание по проспекту 312 стрелковой дивизии для Центрального архива было выделено 9 помещений общей площадью 1100 кв. метров.

Сегодня Центральный архив – это современный комплекс хранения официальной документации АО «СНПС-Актобемунайгаз», оснащенный всем необходимым оборудованием для хранения, копирования и оцифровки дел в масштабе региона.

- Хранилища Центрального архива снабжены передвижными мобильными шкафами и могу похвастаться этими шкафами, так как в Актюбинской области таких аналогов нет. – с гордостью резюмирует начальник Центрального Архива Лариса Сактаганова. - Во всех хранилищах установлены приборы для регулирования температуры режима влажности в хранилищах. Всего у нас 9 помещений, из них: 5 хранилищ для хранения документов, кабинет для ксерокса, кабинет для подшивки документов и читальный зал.

Главной задачей Центрального архива является обеспечение четкой и бесперебойной организации работы АО с документами на государственном, русском и китайском языках. Работа архива – это принятие документов по описи законченных делопроизводством от департаментов и филиалов. Выдаются документы для временного пользования, строго по заявке за подписью начальника отдела. Главными поставщиками делопроизводственной документации в хранилища Центрального архива остаются Аппарат Управления, Управление сбыта нефти и нефтепродуктов, Управление производственно-технического обслуживания и комплектации оборудованием, Новая база, Научно-исследовательский институт и Управление «Актобеэнергонефть». Ежегодно эти структурные подразделения Компании оставляют на хранение тысячи дел и официальных документов в Центральном архиве.

- В Центральном архиве много важных документов, таких, как документы личного состава, геологические, бухгалтерские, юридические документы. Одни из важных документов, например, Т-2 - карточки уволенных работников и кадровые приказы. На основании этих документов готовятся архивные справки, подтверждающие стаж работы, на которые поступают запросы от бывших работников с других регионов Казахстана, Российской Федерации и ближнего зарубежья. Все архивные справки выполняются на основании Закона РК.

Основной деятельностью архивистов является учет и обеспечение сохранности принятых документов в архив, обработка документов Аппарата Управления, УПТОиКО, УСНиНП и НИИ по экспертизе научной и практической ценности, уничтожение материалов, срок хранения которых истекли. Для того чтобы эта работа проходила максимально слаженно, архивариус должен обладать такими качествами как пунктуальность, аккуратность, добросовестность и ответственность. Как отмечает, начальник Центрального архива, специалисты, задействованные в этом непростом труде, обладают всеми вышеперечисленными достоинствами.

- Каждый архивист здесь работает по призванию. – признается Лариса Сактаганова. - Коллектив у нас очень большой и дружный. Архивариусы - Омар Суханберли и Венера Гайнуллина, оператор множительной техники – Гульжахан Жетесова. И еще архивариусы наших филиалов, с которыми наша работа тесно взаимосвязана. В работе всем специалистам я оказываю необходимую помощь, консультирую, по мере компетенции, а также регулярно провожу семинары для повышения уровня квалификации.

В конце прошлого года для всех архивариусов Казахстана произошло приятное событие. В 2021 году впервые официально был утвержден «День Архива». Профессиональный праздник архивариусов теперь отмечается ежегодно 22 декабря. В этот знаменательный день в Актюбинском областном архиве состоялось торжественное собрание, на которое были приглашены представители архивов всех крупных компаний города Актобе. Директором Областного архива Маратом Тулебай была вручена похвальная грамота работникам Центрального архива АО «СНПС-Актобемунайгаз» за сотрудничество и плодотворный труд в сфере архивной работы.

- Я люблю свою работу и благодарна судьбе. Работа архива очень интересная и требует внимательности. Изучив документы, сталкиваешься с интересными фактами прошлых лет. Я думаю, что в дальнейшем работа Центрального архива и архивов наших филиалов будет еще более усовершенствована, документы постоянного хранения будут не только в бумажном виде, но и в электронном формате, что позволит быстро и легко найти нужные документы. – не скрывает своего оптимизма Лариса Сактаганова. - Я считаю, что Центральный архив АО «СНПС-Актобемунайгаз» является одним из важнейших структурных звеньев нашего Общества. У многих сложилось впечатление, что архив – это склад пыльных документов, пользы от которых немного. Но это далеко не так. Архив в современном понимании – это прежде всего бесценное сокровище решений, зафиксированных в правовых документах.

Антон Пережогин,
Администрация Генерального директора
АО «СНПС-Актобемунайгаз»